Beheer - Flexkids koppeling (KO)
Dit artikel is enkel relevant wanneer je een account hebt bij Flexkids (administratie-programma voor de kinderopvang). Heb je dit niet, dan kun je je locatie handmatig inrichten.
Je leest hieronder hoe je de indeling vanuit Flexkids overneemt in Looqin. Wil je enkel je indeling updaten via Flexkids? Lees dan direct onderaan dit artikel verder.
Vooraf
Gegevens moeten veilig gedeeld kunnen worden. Vandaar dat je eerst bij Flexkids aangeeft dat je wilt koppelen met Looqin. Wanneer je de verwerkersovereenkomst hebt getekend, krijgt Looqin automatisch bericht dat er gekoppeld mag worden.
Het is ook zeer aan te raden om de collega's al in Looqin te zetten voordat je koppelt. Dat doe je zo:
Ga binnen Beheer naar Groepen
Onderaan de pagina zie je een knop “Voeg een gebruiker toe”, vul de gegevens in
Kies voor gebruikers die op een groep staan de rol 'Gebruiker'
Kies een andere rol als iemand niet op een groep staat, je kunt dit later ook nog wijzigen
De collega krijgt een mail met instructies
De beheerder koppelt de gebruiker aan groepen:
Klik op de gebruiker
Kies bij Groepen de juiste groepen
Eerste keer koppelen
Je kunt nu voor de eerste keer de koppeling aanmaken. Zorg dat je als beheerder bent ingelogd.
Ga binnen Beheer naar Koppelingen
Kies voor Synchroniseren
De koppeling bestaat uit vier stappen. Stap 1: groepen selecteren. Je kiest in de eerste stap de groepen die je wilt inladen in Looqin.
Stap 2: kinderen selecteren. Je kiest de kinderen die je wilt plaatsen.
Kies bovenaan eerst de periode waaruit je de kinderen wilt ophalen:
Let op, je kiest hier een weekperiode, je kunt dus enkel bij startdatum voor een maandag kiezen.
Bij de einddatum kun je enkel voor de bijbehorende vrijdag kiezen.
Daarna kies je voor 'Haal kinderen op vanuit flexkids'.
Stap 3: mentoren koppelen. In de derde stap kun je eventueel al de mentoren koppelen. Dit is niet vereist, en kun je later ook nog doen. Je bent klaar met koppelen!
Updaten via Flexkids
Na je eerste keer koppelen is het natuurlijk ook handig dat updates door worden gevoerd. Je hebt hier twee mogelijkheden bij.
Vooraf aan screening updaten
Omdat het niet altijd wenselijk is dat tijdens een screening updates worden gedaan (kinderen verhuizen dan van groep, worden toegevoegd of weggehaald), kun je ervoor kiezen om de stappen van hierboven (eerste keer koppelen) te herhalen voordat je een screening start. Dan ben je mooi up-to-date voordat je start met screenen.
Automatisch updates doorvoeren
Je kunt er ook voor kiezen dat updates altijd doorgang vinden. Deze worden dan iedere nacht verwerkt. Je activeert de automatische updates op de volgende manier:
Ga binnen Beheer naar Koppelingen
Kies voor 'Activeer automatisch toevoegen'