Beheer - KOVnet koppeling (KO)
Dit artikel is enkel relevant wanneer je een account hebt bij KOVnet (administratie-programma voor de kinderopvang). Heb je dit niet, dan kun je je locatie handmatig inrichten.
Je leest hieronder hoe je de indeling vanuit KOVnet overneemt in Looqin.
Vooraf
Gegevens moeten veilig gedeeld kunnen worden. Vandaar dat je eerst bij KOVnet aangeeft dat je wilt koppelen met Looqin. Wanneer je de verwerkersovereenkomst hebt getekend, krijgt Looqin automatisch bericht dat er gekoppeld mag worden.
Het is ook zeer aan te raden om de collega's al in Looqin te zetten voordat je koppelt. Dat doe je zo:
Ga binnen Beheer naar Groepen
Onderaan de pagina zie je een knop “Voeg een gebruiker toe”, vul de gegevens in
Kies voor gebruikers die op een groep staan de rol 'Gebruiker'
Kies een andere rol als iemand niet op een groep staat, je kunt dit later ook nog wijzigen
De collega krijgt een mail met instructies
De beheerder koppelt de gebruiker aan groepen:
Klik op de gebruiker
Kies bij Groepen de juiste groepen
Eerste keer koppelen
Je kunt nu voor de eerste keer de koppeling aanmaken. Zorg dat je als beheerder bent ingelogd.
Ga binnen Beheer naar Koppelingen
Kies voor Synchroniseren
De koppeling bestaat uit vijf stappen.
Stap 1: groepen selecteren. Je kiest in de eerste stap de groepen die je wilt inladen in Looqin.
Stap 2: periode selecteren. Je kiest in de tweede stap de week waarvan je de groepsindeling wilt inladen in Looqin.
Stap 3: kinderen selecteren. Je kiest de kinderen die je wilt plaatsen. Dit kan door enkele kinderen te selecteren of door in een keer alle kinderen te selecteren met de knop “Selecteer alles“.
Stap 4: mentoren koppelen. In de vierde stap kun je eventueel de mentoren koppelen. Dit is niet vereist, en kun je later ook nog doen.
Stap 5: controle en synchroniseren. In de vijfde stap controleer je of alles klopt. Klopt alles? Druk op synchroniseer en je bent klaar met koppelen!